Registreer het incident

Hoe registreer je een incident?

Het is belangrijk dat medewerkers weten hoe zij agressie- of geweldsincidenten kunnen doorgeven. Bijvoorbeeld:

• Aan hun leidinggevende.
• Aan de arbocoördinator of preventiemedewerker.
• Via een geautomatiseerd systeem, zoals het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR) of via Agressieregistratie Overheid. Bepaal wie het incident in het systeem zet. Is dat de medewerker zelf? Of de leidinggevende, arbocoördinator of preventiemedewerker? 

Waarom is registreren belangrijk?

Registratie is nodig om agressie en geweld te stoppen. En om veiligheidsrisico’s in te schatten. Medewerkers wuiven agressie of geweld regelmatig weg: ‘Dit is zo’n klein voorval, dat ga ik niet doorgeven.’ Maar door dit wél te doen, krijg je beter zicht op agressie. En zie je of het aantal incidenten toe- of afneemt. Zijn er meerdere incidenten met 1 dader? Dan kun je een dossier opbouwen. Ook kunnen getroffen medewerkers betere nazorg krijgen.

Welke informatie registreer je?

Houd van elk incident in ieder geval bij: 

• Wat er gebeurde. Ging het om (non-)verbale agressie of persoonlijke bedreiging? Om fysiek geweld of vernieling? Denk ook aan het verzamelen van bewijs, zoals beelden van beveiligingscamera’s. Of bij online agressie: een schermafbeelding van een beledigende tekst.
• Waar en wanneer het gebeurde.
• Wie erbij betrokken waren. Om welke medewerker ging het? Welke informatie is er over de dader?
• Wat de gevolgen waren voor de medewerker, de organisatie en de dader. Is er melding gedaan bij de politie en is de dader aangehouden? Is er schade die hij moet vergoeden? Had de medewerker nazorg nodig? Hoe is er door de organisatie naar de dader gereageerd?
• Waarom het gebeurde. Het is zinvol om te weten wat de aanleiding was. Werd iemand agressief omdat hij lang moest wachten bijvoorbeeld? Verbetering van de dienstverlening kan dan helpen om nieuwe incidenten voorkomen.

Hoe verlaag je de drempel om te registreren?

Agressie kan flinke impact hebben. Medewerkers kunnen hierdoor huiverig zijn om dit te melden. Ook kan het veel tijd kosten. Om de drempel voor het bijhouden van incidenten te verlagen, kun je het volgende doen:

1. Bespreek in je team welke incidenten je registreert. Gebruik de organisatienorm als basis. Gebruik deze dan als basis. En bespreek dilemma’s.
2. Maak van agressie een vast agendapunt tijdens werkoverleggen. Zo leer je van elkaars ervaringen en worden patronen duidelijk. Misschien komt agressie of geweld vaak in dezelfde situaties of op bepaalde tijdstippen voor? Dit inzicht kan helpen om herhaling te voorkomen. 
3. Vertel wat er met registraties wordt gedaan. Dat geeft medewerkers het gevoel dat ze er niet alleen voor staan. En maakt duidelijk dat incidenten serieus worden opgepakt. Dit stimuleert medewerkers om incidenten te blijven registeren.

Meld ernstige incidenten bij de Inspectie SWZ

Als organisatie ben je verplicht om ernstige incidenten binnen 24 uur te melden bij de Inspectie SZW. Een incident is ernstig als het slachtoffer:

• Ernstig gewond is geraakt.
• In het ziekenhuis is opgenomen.
• Blijvende gezondheidsschade oploopt. Of de kans daarop groot is.
• Is overleden.

De leidinggevende meldt het incident bij de HR-adviseur of agressiecoördinator. Die geeft dit meteen telefonisch door aan de Inspectie SZW. De melding moet daarna ook schriftelijk worden gedaan. Doe je dit niet, dan kun je als organisatie een boete krijgen.